Ryzyka i Szanse – 9 najważniejszych kwestii

Norma ISO 9001:2015 w punkcie 4.1 i 4.2 wymaga, aby organizacje identyfikowały tzw. kontekst tj. czynniki wewnętrzne i zewnętrzne i wymagania stron zainteresowanych a także zagrożenia / możliwości, które mogę one wywoływać oraz w punkcie 6.1 – poddawać je ocenia wskazując na ryzyka i szanse związane z ich działalnością orgaznizacji. Jeśli nigdy wcześniej nie robiłeś takiej analizy, może to wydawać się skomplikowana.

Ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć, o co chodzi w analizie ryzyk i szans.

1. Jak zacząć? Proste ćwiczenie na start

Zacznij od podstaw. Weź kartkę papieru lub otwórz arkusz kalkulacyjny i wykonaj te kroki:

1. Porozmawiaj z zespołem – odwiedź szefa, kierownika, ale też pracowników na różnych szczeblach. Zapytaj ich:

   1. Jakie problemy mogą wpłynąć na funkcjonowanie firmy?

   2. Co sprawia, że praca jest trudniejsza niż powinna?

   3. Jakie zmiany na rynku mogą nam zagrozić?

   4. Jakie widzisz możliwości na rozwój lub usprawnienie pracy?

2. Zapisz wszystkie odpowiedzi w prostych słowach. Unikaj nadmiernie technicznego języka normy – ważne, aby każdy w firmie mógł to zrozumieć.

   1. Oceń te zagrożenia / możliwości wskazująć na ryzyka i szanse

   2. Przyporządkuj ryzyka i szanse – podziel swoją listę na rzeczy, które mogą wpłynąć negatywnie (ryzyka) oraz pozytywnie (szanse).

To ćwiczenie daje Ci pierwszą wersję analizy ryzyk i szans, którą później będziesz rozwijać.

2. Nie wystarczy tylko identyfikować – trzeba działać!

Gdy już masz listę ryzyk i szans, trzeba zdecydować, co z nimi zrobić. Zadaj sobie pytania:

• Jakie mogą być skutki szansy/ryzyka?

• Jak duże jest prawdopodobieństwo, że to ryzyko/szansa wystąpi?

• Czy mogę coś zrobić, żeby zmniejszyć ryzyko lub zwiększyć szansę?

Bez konkretnych działań analiza ryzyk i szans będzie tylko martwym dokumentem.

3. Jak skutecznie analizować ryzyka i szanse? – Metody

Przeprowadzając analizę ryzyk i szans, warto wprowadzić spójną metodykę. Oto kilka prostych narzędzi:

1. Analiza SWOT – podziel kartkę na cztery części: Mocne strony, Słabe strony, Szanse, Zagrożenia. Pomaga spojrzeć na firmę z różnych perspektyw.

2. FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) – świetna do oceny potencjalnych awarii i ich skutków.

3. Matryca ryzyka – tworzysz tabelę, w której oceniacie prawdopodobieństwo i skutki danego zagrożenia (np. w skali od 1 do 5).

Nie musisz używać skomplikowanych modeli – ważne, żeby analiza była zrozumiała dla zespołu.

4. Ryzyka nie są tylko zagrożeniami

Wiele osób myśli, że ryzyko to coś złego. W rzeczywistości ryzyko oznacza niepewność – może prowadzić do problemów, ale też do nowych możliwości. Kluczowe jest, aby:

• Nie ignorować ryzyk, ale mieć na nie plan.

• Zarządzać ryzykiem aktywnie, zamiast czekać, aż problem się pojawi.

• Myśleć strategicznie – czasem ryzyko może stać się szansą (np. nowa regulacja prawna zmusza do zmian, ale może dać przewagę nad konkurencją).

Ryzyka i Szanse - Sprawdź KURS VIDEO

5. Szanse – nie przegap ich!

ISO 9001:2015 nie skupia się tylko na problemach, ale także na możliwościach. Warto szukać szans:

• W technologii – np. automatyzacja może usprawnić procesy.

• Na rynku – nowe potrzeby klientów mogą otworzyć nowe możliwości sprzedaży.

• W organizacji pracy – lepsza komunikacja czy system zgłaszania pomysłów może zwiększyć efektywność zespołu.

Firmy, które aktywnie szukają szans, rozwijają się szybciej i lepiej radzą sobie z kryzysami.

6. Włącz analizę ryzyk i szans do strategii firmy

Analiza ryzyk i szans nie może być tylko ćwiczeniem „na papierze”. Wprowadź ją do codziennego zarządzania:

• Ustal, kto w firmie regularnie będzie analizował nowe ryzyka i szanse.

• Połącz analizę z planowaniem strategicznym.

• Podczas zebrań zespołu pytaj: „Jakie ryzyka lub szanse widzimy w tej sytuacji?”

• To sprawi, że temat nie będzie traktowany jako obowiązek ISO, ale realne narzędzie rozwoju.

7. Monitorowanie i ocena – jak sprawdzić, czy działa?

Nie wystarczy przeprowadzić analizę raz – trzeba regularnie ją aktualizować i co ważne oceniac skuteczność – w ograniczaniu ryzyk i wykorzystaniu szans. Jak to zrobić?

1. Ustal harmonogram przeglądów – np. co kwartał analizuj, czy coś się zmieniło.

2. Sprawdzaj skuteczność działań – czy podjęte decyzje faktycznie ograniczyły ryzyka lub wykorzystały szanse?

3. Zachęcaj zespół do zgłaszania nowych ryzyk i szans – najlepsze informacje pochodzą od ludzi, którzy pracują z procesami na co dzień.

8. Zaangażowanie zespołu to klucz

Najlepsza analiza nic nie da, jeśli ludzie w firmie nie będą w nią zaangażowani. Dlatego:

• Używaj prostego języka – nie każdy zna terminologię ISO.

• Zachęcaj do zgłaszania problemów i pomysłów – stwórz system (np. skrzynkę sugestii, spotkania zespołowe).

• Szkol z podstaw zarządzania ryzykiem – im większa świadomość, tym lepiej.

9. Nie komplikuj sobie i innym życia!

Pamiętaj – lepiej zrobić prostą analizę i wdrożyć działania, niż stworzyć skomplikowany dokument, który trafi do szuflady!

Potrzebujesz więcej wiedzy? Skorzystaj z naszego szkolenia online!

Jeśli chcesz nauczyć się, jak skutecznie przeprowadzać analizę ryzyk i szans, zapraszamy na nasz kurs online. Znajdziesz tam konkretne przykłady i narzędzia, które ułatwią Ci wdrożenie wymagań ISO 9001:2015 w Twojej firmie.

📌 Zapisz się tutaj: https://www.kampsystem.pl/kurs-ryzyka-i-szanse

Nie zapomnij dołączyć do naszego newslettera, aby otrzymywać praktyczne wskazówki i informacje o promocjach! 🚀-> https://www.kampsystem.pl/