Jak klasyfikować i dokumentować niezgodności wg ISO 9001:2015
- M.P.
- 22 maj
- 3 minut(y) czytania
Zarządzanie niezgodnościami to jeden z kluczowych elementów skutecznego systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2015. Właściwe podejście do identyfikacji, klasyfikowania i dokumentowania niezgodności nie tylko minimalizuje ryzyko powtarzania się problemów, ale także buduje kulturę ciągłego doskonalenia.
Czym jest niezgodność?
Zgodnie z ISO 9001:2015, niezgodność to niespełnienie wymagań – zarówno tych wynikających z normy, jak i wewnętrznych procedur organizacji czy oczekiwań klienta. Może to dotyczyć produktu, procesu, systemu zarządzania lub działania pracownika.
Nie każda niezgodność musi prowadzić do poważnych skutków, ale każda wymaga odpowiedniej reakcji, udokumentowania i – w razie potrzeby – działań korygujących.
Klasyfikacja niezgodności
Nie każda niezgodność ma taką samą wagę. Dlatego warto wprowadzić praktyczny system klasyfikacji, który pomoże nadać priorytety i dobrać odpowiednie działania. Przykładowy podział:
Niezgodność mała - Pojedynczy przypadek niespełnienia wymagania, który nie wpływa znacząco na skuteczność systemu zarządzania jakością.
Przykłady:
- Brak jednego zapisu szkolenia.
- Pojedynczy błąd na fakturze.
- Błąd w dokumentacji, który nie wpływa na jakość produktu lub usługi.
Postępowanie: Wymaga podjęcia działań korekcyjnych i korygujących i weryfikacji ich skuteczności podczas kolejnego auditu.
Niezgodność duża - Poważne odstępstwo od wymagań, które może wpłynąć na skuteczność systemu zarządzania jakością lub bezpieczeństwo produktu/usługi.
Przykłady:
- Brak kluczowej procedury.
- Nierealizowanie działań korygujących po wcześniejszych auditach.
- Powtarzające się błędy w dokumentacji.
Postępowanie: Wymaga natychmiastowego podjęcia działań korekcyjnych i korygujących i może skutkować zawieszeniem certyfikacji do czasu ich skutecznej realizacji.
Obserwacje i szanse doskonalenia
Obserwacje: Zauważone niezgodności, które nie spełniają kryteriów małej niezgodności, ale mogą wskazywać na obszary wymagające poprawy.
Szanse doskonalenia: Sugestie dotyczące usprawnień procesów, które nie są błędami, ale mogą przyczynić się do lepszej efektywności.
Postępowanie: Choć nie wymagają formalnych działań korekcyjnych i korygujących, powinny być rozważone w kontekście ciągłego doskonalenia.
Taka klasyfikacja pomaga lepiej zarządzać ryzykiem i zrozumieć, które obszary wymagają szybkiej interwencji.
Ważne jest, aby organizacje systematycznie monitorowały i analizowały występujące niezgodności, niezależnie od ich klasyfikacji, w celu utrzymania skuteczności systemu zarządzania jakością i spełniania wymagań norm ISO.
Dokumentowanie niezgodności
Każda niezgodność powinna być odpowiednio udokumentowana. Dobrze zaprojektowany system rejestracji nie tylko spełnia wymagania normy, ale też pozwala na analizę trendów i planowanie działań doskonalących. Typowy zapis powinien zawierać:
Opis niezgodności – co się wydarzyło, kiedy, gdzie i w jakich okolicznościach.
Źródło zgłoszenia – kto ją zauważył i w jaki sposób została wykryta.
Klasyfikację – zgodnie z przyjętym wewnętrznym podziałem.
Analiza przyczyny powstania niezgodności - jak doszło do powstania niezgodności.
Działania natychmiastowe – co zostało zrobione, aby zminimalizować skutki.
Działania korygujące – jak zapobiec powtórzeniu się niezgodności.
Ocenę skuteczności – czy działania były skuteczne i trwałe.
Ważne, aby cały proces był przejrzysty, zrozumiały dla pracowników i łatwy do udokumentowania – niezależnie od tego, czy firma korzysta z systemów elektronicznych, czy papierowych formularzy.
Od czego zacząć?
Pierwszym krokiem powinno być zrozumienie, czego wymaga sama norma ISO 9001:2015, a jakie dodatkowe wymagania wprowadził wewnętrznie system zarządzania jakością w danej firmie. Norma określa obowiązek reagowania na niezgodności, podejmowania działań korygujących i oceniania ich skuteczności – ale nie narzuca sposobu realizacji tych działań.
Warto więc przeanalizować, co już funkcjonuje w organizacji, czy jest zgodne z wymaganiami normy i gdzie są luki. Dopiero wtedy warto opracować spójne procedury i zasady dokumentowania, które będą zarówno efektywne, jak i proporcjonalne do skali działalności.
Praktyczna wiedza na wyciągnięcie ręki
Dla osób, które chcą lepiej zrozumieć temat niezgodności – zarówno w teorii, jak i w praktyce – przygotowaliśmy internetowy kurs poświęcony właśnie temu zagadnieniu. Kurs został opracowany z myślą o specjalistach ds. jakości, auditorach wewnętrznych i osobach odpowiedzialnych za wdrażanie ISO 9001 w organizacji.
Agendę kursu można sprawdzić na naszej stronie internetowej:
Komentarze